Jumat, 15 April 2016

Langkah Awal Menuju Paperless Office : Jangan Print E-Mail Anda!

Apa sih Paperless Office itu? Mengapa banyak sekali digembar-gemborkan dan dianjurkan? Mengapa pula katanya Paperless Office adalah tentang masa depan?

Begini.

Supaya sederhana dan tidak terlalu teoritis, kita mulai dari yang paling sederhana, yaitu pertanyaan paling awal, yaitu

Apa sih "paperless office" itu?

Istilah ini sebenarnya terbentuk dari dua buah kata dalam bahasa Inggris, yaitu "Paperless" dan "Office". Paperless berarti Tanpa Kertas (Paper = Kertas, Less = Akhiran yang berarti Tanpa). Office berarti Kantor.

Jadi kalau diterjemahkan dalam bahasa Indonesia, maka istilah ini akan berarti "Kantor Tanpa Kertas".

Lho. Bagaimana bisa?

Mana bisa sebuah kantor beroperasi dan beraktifitas tanpa menggunakan kertas? Kantor selalu membutuhkan kertas baik untuk dokumen atau arsip dari berbagai hal, jadi bukankah tanpa kertas sama saja membuat lumpuh kantor tersebut?

Panjang sekali pertanyaan sekaligus bantahannya. Memang hanya pertanyaan imajiner tetapi berdasarkan pada realita masih banyaknya orang yang memandang dengan heran ketika mendengar konsep atau istilah Kantor Tanpa Kertas ini. Pandangan mereka seakan-akan mengatakan bahwa Anda seperti sedang mengidamkan Pohon Semangka Berdaun Sirih, seperti judul penyanyi top masa lalu, Broery Marantika.

Padahal kenyataannya hal itu sangat mungkin untuk dilaksanakan dan semua kantor, baik swasta atau pemerintah sedang menuju ke arah sana.

Untuk mudahnya hal tersebut bisa dilihat dari beberapa hal sederhana, seperti salah satu faktor yang dipertimbangkan saat hendak membeli sebuah komputer, yaitu UKURAN HARD DISK. Semakin hari ukuran cakram penyimpan data itu semakin besar dan bahkan menjurus menuju raksasa. Sebuah hal yang tidak pernah terbayangkan akan ada 20 tahun yang lalu.

Bisa juga dilihat dari semakin banyaknya orang yang mengirim email melalu perangkat seluler seperti smartphone atau HP.  ATM, Anjunga Tunai Mandiri tidak lagi mengeluarkan struk kertas. Bank-bank Indonesia mulai "memaksa" nasabahnya untuk lebih sering menggunakan e-banking. Karcis Commuter Line dan TransJakarta tidak lagi berupa kertas. Dan, masih banyak hal lain yang kalau disebutkan satu persatu akan membuat tulisan ini mencapai 20,000 kata.

Kesemua ini menunjukkan bawah masyarakat dunia, termasuk Indonesia memang sedang menuju ke arah dimana kantor mereka suatu waktu tidak akan lagi dipenuhi oleh tumpukan kertas. Tidak perlu lagi memprint sebuah dokumen hanya untuk ditandatanngani oleh pak bos. Tidak perlu lagi membawa tumpukan arsip ketika menuju ke sebuah acara presenteasi atau meeting.

Hanya tinggal menunggu waktu saja.

Alasan Menerapkan Paperless Office 

Nah, ini tentang masa depan.

Itulah mengapa konsep Paperless Office atau Kantor Tanpa Kertas terus digembar-gemborkan dan dipublikasikan. Sebenarnya bukan hanya kantor saja yang harus menerapkan, tetapi juga dalam kehidupan keseharian manusia, konsep ini harus coba diterapkan.

Paperless Office adalah tentang masa depan manusia dan kehidupan di bumi ini.

Pernahkah disadari hal-hal berikut ini

  • Untuk memproduksi satu ton kertas dibutuhkan 3 ton kayu 
  • Untuk memproduksi 3 lembar kertas dibutuhkan 3 liter air
  • Saat memproduksi 1 ton kertas (kira-kira 400 rim kertas) hasil sampingannya adalah 2.6 ton Karbondioksida (CO2) yang berbahaya bagi kehidupan manusia
  • Sebuah pohon dapat dijadikan 16 rim kertas atau 6400 lembar (saja)
  • Produksi satu ton kertas juga menghasilkan 72.000 liter limbah cair dan 1 ton limbah padat
  • Rata-rata pemakaian kertas di dunia per-orang per-tahun adalah mencapai 25-340 kilogram (tertinggi di Amerika Serikat)
  • 95% kertas di dunia dibuat dari bahan baku kayu
Pada saat Anda melihat data tersebut di atas, coba pertanyakan juga darimana Oksigen (O2) yang dipakai untuk bernafas manusia dan hewan itu berasal? Kalau Anda pernah belajar biologi di Sekolah Menengah Pertama saja, maka pertanyaan itu akan bisa dijawab dengan mudah.

Ya, betul. POHON!

Sebatang pohon dewasa menghasilkan Oksigen atau O2 yang cukup untuk memenuhi kebutuhan 2 orang dewasa untuk bernafas setiap tahunnya. Sementara itu pada saat bersamaan, sebatang pohon menghisap Karbondioksida (CO2) sebanyak 24 kilogram setiap tahunnya. Proses fotosintesis sebuah pohon akan menyerap Karbondioksida dan kemudian melepaskan Oksigen selain menghasilkan makanan bagi dirinya.

Nah, sekarang lihat saja data penggunaan kayu sebagai bahan bakar kertas di seluruh dunia. Angkanya luar biasa, yaitu 670 juta ton kayu dipakai untuk memenuhi kebutuhan kertas dunia. Angka yang luar biasa bukan?Tentu saja angka ini akan terus membengkak seiring dengan laju pertumbuhan penduduk dunia. Semakin banyak penduduk kebutuhan akan terus meningkat. Sebuah hal yang sudah pasti.

Lalu, asumsikan saja kalau sebuah pohon bisa menghasilkan 1 ton kayu saja, berarti setiap tahun akan ada pohon dalam jumlah yang sama ditebang. Enam ratus tujuh puluh juta pohon akan ditebang setiap tahun, demi kertas.

Tidak mengherankan kalau hutan di seluruh dunia, semakin hari semakin menyempit.

Hilangnya pohon sudah banyak dirasakan oleh manusia. Banyak tempat, yang dulu rindang dan teduh menjadi panas dan pengap karena hilangnya supplier oksigen alami ini. Tanah menjadi kurus dan tidak subur karena tidak ada lagi unsur hara/sampah organik dari pepohonan.

Kalau kecepatan kebutuhan kertas tidak segera direm, maka sudah pasti setiap tahunnya jutaan hektar hutan pun akan segera hilang. Kalau hutan hilang, maka supplier Oksigen akan berkurang pula demi memenuhi kebutuhan manusia akan benda bernama KERTAS.

Itulah mengapa Paperless Office adalah sesuatu yang HARUS, suka atau tidak suka diwujudkan dalam kehidupan manusia. Semakin cepat semakin baik. Semakin cepat hal ini terealisasi, semakin aman sebuah pohon. Semakin aman keberadaan sebuah pohon, berarti terjaminnya supplier oksigen untuk kehidupan manusia.

Paperless Office adalah tentang masa depan kesejahteraan manusia sendiri.

Keuntungan Paperless Office

Money Talks!

Kenyataannya, memang demikian.

Unsur ekonomi dan sifat kapitalis yang merasuk ke dalam diri masyarakat modern dewasa ini kadang menyulitkan.

Bahkan dengan sebuah prediksi suram tentang masa depan umat manusia bila hutan musnah pun, kegiatan produksi yang mengandalkan hutan tropis tetap berjalan.

Ide mulia konsep Paperless Office pun jelas mendapatan tantangan dari banyak pihak, terutama yang mendapatkan keuntungan dari produksi kertas itu. Jelas merupakan hambatan yang sangat besar.

Untungnya, konsep Paperless Office sendiri menawarkan bukan hanya sekedar ide mulia tentang masa depan manusia tanpa hutan. Kantor Tanpa Kertas pun menawarkan banyak keuntungan secara ekonomis kepada penggunanya, baik itu perorangan ataupun secara kelompok. Sesuatu yang tentu saja tidak akan ditolah oleh manusia dewasa ini.

Beberapa keuntungan dari menerapkan konsep paperless office dalam keseharian bisa disebutkan sebagai berikut

  • Penhematan : bila data bisa disimpan dalam bentuk digital, maka tidak perlu lagi membeli kertas. Bagi sebuah kantor yang menggunakan 100-200 rim setiap bulan, maka akan ada penghematan pengeluaran.
  • Praktis : bisa bayangkan membawa tumpukan 200 file kertas untuk dibagikan pada 200 peserta rapat, bandingkan dengan membagikan sebuah file pdf pada 200 orang. Selain menghemat uang untuk membeli kertasnya, juga kecepatan dan segi kepraktisan mengedarkan sebuah file digital membuat efisien dalam waktu. Sementara dalam bisnis waktu adalah uang.
  • Cepat : kirimkan satu bundel file kertas lewat jasa kurir, berapa lama waktu yang dibutuhkan? Satu jam, dua jam, satu hari? Berapa waktu yang lama untuk mengirimkan email dengan attachment file pdf? Hampir hanya sekejap mata (asal tidak ada gangguan server)
  • Irit tempat : Tidak perlu beli lemari penyimpan berukuran besar untuk menempatkan arsip atau dokumen. Cukup sebuah server atau komputer dengan kapasitas 1 Terrabyte dan akan mencukupi untuk penyimpanan dokumen digital entah berapa tahun. Padahal ukurannya tidak sampai 1/10 ukuran sebuah lemari file yang hanya bisa dipakai menyimpan sedikit saja.
  • Mobile :dengan data tersimpan dalam bentuk file dan perkembangan tehnologi seperti sekarang data tersebut bisa diakses darimana saja. Bentuk kantor pun tidak lagi bersifat statis tetapi bisa dimana saja Anda berada. 
Keuntungan-keuntungan ini lah, ditambah semakin tingginya kesadaran masyarakat dunia akan lingkungan, mendorong konsep Paperless Office semakin berkembang di seluruh penjuru dunia. Ide mulia penyelamatan lingkungan semakin kencang ditunjang oleh keuntungan-keuntungan yang ditawarkan.

Penerapan Paperless Office


Aplikasi konsep Paperless Office sebenarnya tidaklah terlalu rumit. Tehnologi dewasa ini sudah sangat mendukung pelaksanaannya.

Ketersediaan perangkat untuk emngubah data ke dalam bentuk digital seperti scanner sangat banyak. Siapapun dapat dengan mudah membelinya. Harganya pun semakin terjangkau oleh masyarakat umum.

Ketersediaan internet juga semakin hari semakin melimpah. Yah tentu saja, masih ada juga yang belum merasakan fasilitas ini, tetapi secara garis besar, internet sudah ada dan bisa diakses oleh berbagai kalangan.

Komputer, notebook, smartphone semakin lama semakin canggih dan lagi-lagi sudah bisa dimiliki oleh kalangan umum. Setiap kantor, bahkan di kantor kelurahan pun sudah hampir pasti memilikinya (kalau kelurahan Anda belum memiliki komputer, ajukan keluhan ke Mendagri!)

Lalu, apa yang menjadi hambatan untuk mulai menerapkan Paperless Office? "Seharusnya" tidak ada.

Kata seharusnya ditambahkan karena pada kenyataannya, di Indonesia sendiri penerapannya seperti kura-kura. Banyak sekali kantor masih mengandalkan pada kebiasaan lama, yaitu menyimpan arsip dan dokumen dalam bentuk kertas. Coba saja memperpanjang Surat Tanda Nomor Kendaraan di Kantor Samsat, jangan yang di Jakarta tapinya. Anda akan menemukan bagaimana dalam prosesnya, ada langkah untuk "MENGAMBIL ARSIP".

Dalam langkah ini, sang pemohon harus mendatangi ruang arsip untuk mengambil berkas-berkas yang terkait dengan kendaraan yang dimilikinya. Berkas tersebut masih berupa berbagai dokumen dalam bentuk kertas dalam sebuah map yang sudah kucel dan lusuh.

Padahal kalau konsep Paperless Office diterapkan, maka seharusnya pencarian arsip atau data bisa menggunakan sistem komputer. Petugas hanya perlu mengetikkan data yang dicari dan akan segera tampil di layar monitor.

Itu adalah satu contoh hal bahwa penerapan konsep ini masih belum berjalan.

Masalah utamanya bukan tentang ketersediaan tehnologi. Bukan pula tentang ada atau tidaknya dana. Hal yang paling menghambat adalah mengenai KEBIASAAN.

Seseorang yang terbiasa dengan melihat dokumen berupa kertas akan merasa sangat tidak nyaman membacanya di layar komputer. Apalagi kalau ternyata ia tidak menguasai cara mengoperasikannya. Seorang yang terbiasa mengetik dengan mesin tik akan gagap ketika berhadapan dengan Micrsoft Word.


Bayangkan ketika seorang petinggi di sebuah kantor pemerintahan atau swasta tidak nyaman kalau tidak membaca di atas kertas. Bagaimana mungkin ia akan mendorong bawahannya untuk mengubah semua data ke dalam bentuk digital? Hampir tidak mungkin. Ia akan tetap memakai pola lama yang ditularkannya terus ke para bawahannya.

Ujungnya, para bawahannya pun seakan sulit untuk berubah dan bahkan menerima ide baru yang jelas lebih efisien dan menguntungkan. Seringkali menyebabkan mereka tidak mau belajar.

Perubahan sebuah budaya tidak akan pernah terjadi secara drastis. Perubahan ini akan selalu dalam bentuk evolusi dan bukan revolusi. Begitu pula dalam penerapan Paperless Office. Tidak akan terjadi dalam sekejap dan akan tetap membutuhkan waktu cukup lama. Waktu yang diperlukan sampai orang-orang yang memiliki pola pikir lama turun dari jabatannya dan digantikan oleh orang-orang yang lahir di masa komputer adalah mainan.

Hanya, semakin cepat penerapan Paperless Office dilakukan semakin cepat masa depan manusia ditentukan. Yang pasti juga semakin cepat keuntungan baik ekonomi atau waktu bisa diraih.

Bila Anda sangat menyadari hal ini, tetapi sistem kantor belum memungkinkan dengan berbagai alasan, sistem ini sebenarnya bisa diterapkan pada setiap individu. Dalam kehidupan keseharian pun mengurangi penggunaan kertas sesedikit mungkin akan sangat menunjang percepatan penyelamatan hutan dan pohon.

Salah satu hal yang bisa dilakukan adalah dengan "TIDAK MEMBUAT PRINT EMAIL". (jika tidak terlalu penting). Kebiasaan yang masih sering dilakukan banyak orang adalah membuat semua print email yang masuk. Padahal hal itu adalah kontradiksi dari adanya email (sebuah bentuk digital dari kertas dan data).. Ujungnya tetap saja harus dibuatkan arsip, perlu lemari arsip, dan sebagainya yang masih memakai kertas.

Simpanlah dokumen Anda dalam bentuk PDF atau bentuk digital lainnya. Toh isinya akan tetap sama.

Itulah langkah awal sederhana yang bisa Anda lakukan. Setelah itu lanjutkan dengan, Jangan Print foto-foto Anda, Jangan baca koran cetak, dan seterusnya. Ingat Paperless Office adalah evolusi dan bukan revolusi. Manusia akan tetap memerlukan waktu untuk berubah.

Mulailah dengan langkah sederhana, yaitu JANGAN PRINT EMAIL ANDA. Yang pasti jangan print artikel ini. Cukup baca saja dan ambil intinya. Kalau mau share, via internet saja.

Bukan begitu kawan?



















 



Artikel Terkait